Der BC Oberhausen ist ein Billardverein, dessen Mitglieder Legenden des Sports und europaweit bekannte Spieler sind. Die Geschichte dieses Sportvereins begann 1974 unter dem Namen PBC Landwehr und wird seit 1989 unter dem heutigen Namen fortgeführt. Von hier stammen Stars wie Günter Geisen, Lars Kuckherm, Ramazan Dincer, Niels Feijen und Andreas Roschkowsky. Der Verein gewann u.a. 8-facher Deutscher Meistertitel und Europameistertitel.

Aufgrund seines Prestiges stößt der Club auf immer größeres Interesse bei Spielern - sowohl bei Profis als auch bei Amateuren, die die Kunst des Billardspiels unter Anleitung der Besten erlernen wollen. Deshalb führten wir mit unverhohlener Freude das BookGame-Buchungssystem dort ein.

Vor welchen Herausforderungen standen wir beim BC Oberhausen bei der Implementierung von BookGame?

Insbesondere hatte der Club mit zu vielen telefonischen Buchungen zu kämpfen, was zu Serviceproblemen und - nicht selten - zu Fehlern bei der Anmeldung führte. Daher benötigte er ein einfaches, leicht zugängliches und transparentes System, das ihm die Kontrolle über den Kundendienst ermöglicht. Die Verantwortlichen erwarteten folgendes:

• Verbesserung der Buchungsverwaltung , so dass die Buchungen von jedem Ort aus in Echtzeit verfolgt werden können und Trends bei der Beliebtheit von Tischen an bestimmten Tagen, Stunden oder Monaten überwacht werden können.
• Vereinfachung der Buchungen , damit nicht die gesamte Last dieser Verantwortung auf den ehrenamtlichen Helfen am Telefon lastet;
• Erhöhung des Komforts für Kunden bei der Reservierung – damit diese schneller und online einen Tisch reservieren können.

Mit Hilfe kam BookGame.

BookGame im BC Oberhausen: eine maßgeschneiderte Lösung für Kunden, ehrenamtliche Helfer und Verantwortliche.

Nach einer Analyse der Bedürfnisse des Clubs BC Oberhausen entwickelten wir IT-Lösungen, die auf die skizzierten Erwartungen zugeschnitten sind.

Wir stellten ein komplettes Buchungssystem bereit, das :

• direkt auf der Website des Clubs platziert wird - dadurch weckt es das Interesse des Kunden und ist mit einem Mausklick verfügbar;
• zwei Sprachversionen hat: DE und EN - es kann auch von Ausländern ohne sprachliche Missverständnisse verwendet werden;
• intuitiv ist und stellt für die Kunden kein Problem dar, unabhängig von ihrem Alter oder ihrem "digitalen Kenntnisstand".

Führen Sie einfach 3 einfache Schritte aus, um zu bestätigen, dass Ihr Tisch zur vereinbarten Zeit bereitsteht.

BookGame im BC Oberhausen: neue Qualität des Kundenservice und mehr Kontrolle über Buchungen

Das  BC Oberhausen-Management konnte nach der vollständigen Implementierung von BookGame schnell eine Reihe positiver Veränderungen feststellen.

Erleichterung des Buchungsprozesses für Kunden

Dies war vor allem an den Wochenenden wichtig, wenn es schwierig war, den Club anzurufen, und der Club Kunden verlor, die - ohne Bestätigung der Tischverfügbarkeit - ein anderes Lokal wählten.

Jetzt müssen sie nicht mehr anrufen, sondern können das Spiel selbst online buchen - mit ihrem Computer, Telefon oder Tablet. Nur ein paar Klicks.

Verbesserung des Kundendienstes

BookGame entlastete auch das ehrenamtliche Personal des Clubs. Die Helfer müssen nicht mehr stundenlang Telefonanrufe zu Buchungen beantworten. So können sie sich mehr auf die Betreuung der Gäste des Clubs und die Verbesserung ihrer Erfahrungen während ihres Besuchs konzentrieren.Diese Entlastung motiviert sie zusätzlich zu ihrem Engagement.

Weniger Fehler bei der Buchung

Die Führung einer Papierbuchung birgt die Gefahr von Verwechslungen. Eine einzige unbemerkte Änderung der "Belegung" der Tische genügte, um ernsthafte Probleme zu verursachen, die die Bedienung der Gäste des Clubs erschwerten.

Jetzt sind alle Buchungen im System sichtbar und ihr Status wird in Echtzeit aktualisiert. Der Mitarbeiter hat somit einen Überblick über die aktuelle und zukünftige Belegung, so dass es nicht zu Überbuchungen kommt.

Größere Kontrolle über die Belegung im Club

Die Daten von BookGame helfen dabei, die Auslastung des Clubs in einer breiteren Perspektive zu analysieren. Sie erleichtern es dem Management, "heiße Zeiten" und Zeiten, in denen einige Tische manchmal leer sind, vorherzusehen. So kann das Management den Personaleinsatz und die Marketingaktivitäten genauer planen, um den Umsatz zu steigern.

Zugriff auf Buchungsdaten von überall

Verantwortliche und engagierte Helfer im Ehrenamt  arbeiten mit einem Online-System, das ständig aktualisiert wird. So kann der Vorstand jederzeit die Belegung überprüfen und z. B. schnell auf eine Buchungsanfrage für eine größere Gruppe reagieren oder Änderungen an der Arbeitsweise der Räumlichkeiten vornehmen.

Das BookGame-System verbesserte die Tischreservierung beim BC Oberhausen deutlich und ermöglicht uns, den Prozess bewusster zu steuern. Davon profitieren unsere Kunden, unsere Helfer und im weiteren Sinne der Club als Ganzes.

Michal Zoltowski, 2. Vorsitzender BC Oberhausen