BC Oberhausen to klub bilardowy, którego członkowie to legendy tego sportu i gracze znani w całej Europie. Historia Klubu zaczęła się w 1974 roku, pod nazwą PBC Landwehr, a od 1989 roku jest kontynuowana pod obecną nazwą. To stąd wywodzą się gwiazdy takie jak Günter Geisen, Lars Kuckherm, Ramazan Dincer, Niels Feijen czy Andreas Roschkowsky. Klub zdobył m.in. 8-krotny tytuł Mistrza Niemiec czy tytuł Mistrza Europy.

Z uwagi na prestiż, klub cieszy się stale rosnącym zainteresowaniem graczy – profesjonalistów, jak i amatorów, którzy chcą się uczyć sztuki gry w bilard pod okiem najlepszych. Dlatego z nieukrywaną przyjemnością wdrożyliśmy w nim system rezerwacyjny Bookgame.

Z jakimi wyzwaniami mierzyliśmy się w BC Oberhausen przy wdrożeniu BookGame?

Klub mierzył się przede wszystkim z ze zbyt dużą liczbą rezerwacji telefonicznych, co pociągało za sobą utrudnienie pracy obsługi i – nierzadko – pomyłki przy zapisach. Dlatego potrzebował prostego, łatwo dostępnego i przejrzystego systemu – takiego, który da kontrolę nad obsługą klientów. Management oczekiwał:

• usprawnienia zarządzania rezerwacjami – tak, aby było możliwe śledzenie ich w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca oraz monitorowanie trendów popularności stołów w poszczególnych dniach, godzinach czy miesiącach;
• uproszczenia dokonywania rezerwacji – tak, aby cały ciężar tego obowiązku nie spoczywał na pracownikach odbierających telefony;
• zapewnienia większej wygody dokonywania rezerwacji przez klientów – aby mogli zabookować stolik szybciej i online.

Z pomocą przyszedł BookGame.

BookGame w BC Oberhausen: rozwiązanie szyte na miarę potrzeb klientów, pracowników i managementu

Po analizie potrzeb Klubu BC Oberhausen przygotowaliśmy rozwiązania informatyczne – dostosowane do przedstawionych oczekiwań.

Dostarczyliśmy kompletny system rezerwacyjny, który:

• jest umieszczony bezpośrednio na stronie Klubu – dzięki temu wzbudza zainteresowanie klienta i jest dostępny jednym kliknięciem;
• ma dwie wersje językowe: DE i EN – mogą z niego swobodnie korzystać także obcokrajowcy, bez nieporozumień językowych;
• jest intuicyjny – nie stwarza problemu klientom, bez względu na wiek i poziom „zaawansowania cyfrowego”.

Wystarczy przejście 3 prostych kroków, aby potwierdzić, że stół będzie czekać o wyznaczonej porze.

BookGame w BC Oberhausen: nowa jakość obsługi klienta i większa kontrola nad rezerwacjami

Kierownictwo BC Oberhausen szybko dostrzegło szereg pozytywnych zmian po pełnym wdrożeniu BookGame.

Ułatwienie procesu rezerwacji dla klientów

To ważne szczególnie w weekendy, gdy dodzwonienie się do klubu było problemem, a Klub tracił Klientów, którzy – bez potwierdzenia dostępności stołów – wybierali inne miejsce.

Teraz nie muszą dzwonić – mogą sami zabookować grę przez Internet – za pomocą komputera, telefonu czy tabletu. Wystarczy kilka kliknięć.

Usprawnienie obsługi klientów

BookGame odciążyło również obsługę Klubu. Pracownicy nie muszą spędzać godzin na odbieraniu telefonów w sprawie rezerwacji. Mogą więc bardziej skupić się na dbaniu o gości klubu i poprawę ich doświadczeń w trakcie wizyty. Są też dzięki temu bardziej zmotywowani do działania.

Mniej pomyłek przy rezerwacji

Prowadzenie rezerwacji papierowej stwarzało ryzyko pomyłek. Wystarczyła jedna nieodnotowana zmiana w zakresie „zajętości” stolików, aby pojawiły się poważne problemy utrudniające obsługę gości Klubu.

Teraz wszystkie rezerwacje są widoczne w systemie, a ich stan – aktualizowany w czasie rzeczywistym. Pracownik ma więc wgląd w bieżące i przyszłe obłożenie, więc nie dochodzi do overbookingu.

Większa kontrola nad obłożeniem w Klubie

Dane z BookGame pomagają analizować obłożenie Klubu w szerszej perspektywie. Dzięki nim kierownictwu jest łatwiej przewidzieć „gorące okresy” i te, w których część stołów bywa pustych. Dzięki temu management może precyzyjniej planować zmiany pracowników, a także działania marketingowe – tak, aby wzmocnić sprzedaż.

Dostęp do danych o rezerwacji z dowolnego miejsca

Kierownictwo i pracownicy pracują w ramach systemu online, który stale się aktualizuje. Dlatego managerowie mogą w dowolnym momencie sprawdzić obłożenie obiektu i np. szybko odpowiedzieć na zapytanie o rezerwację dla większej grupy czy dokonać zmian w sposobie pracy lokalu.

System BookGame znacznie usprawnił rezerwację stołów w BC Oberhausen i pozwala nam bardziej świadomie zarządzać tym procesem. Zyskują na tym nasi klienci, pracownicy i – w szerszej perspektywie – cały Klub.

Michał Zoltowski, członek zarządu BC Oberhausen